K zamyšlení 030/2008

Něco o mailování

Jednou se mi kolega pochlubil faktem, že má novou dívku.
Já se ho zeptal: "Už se mejlujete?"
Nic asi nevystihuje dnešní "techno" kulturu lépe.

Dneska jsem měl zrovna "nepříjemnou", "emocionálně" naplněnou emailovou komunikaci.
Vzpomněl jsem si na pár zlatých pravidel mailování.
Podělím se tedy s Vámi o ně (i když sám je vždy nedodržuju).

1. Jasný přemět
Je dobré uvádět jasný obsah zprávy správným názvem zprávy v předmětu. Adresát se pak může rychle rozhodnout, zda odpovídat okamžitě či později.

2. Stručně a jasně
Měli by jste být výstižní a jít přímo k věci.

3. Důležitost zprávy
Uvážlivé přidělování priorit. Adresát nemusí přikládat vaší zprávě stejnou důležitost.

4. Pozor na velké přílohy

5. Bacha na kopie
Pozor na to, koho dáváte do kopie a jaké.

6. Odpovědi pište na začátek emailu (ne pod)

7. Pozor na emoce
Rozčílila Vás zpráva? Čím silnější jsou Vaše emoce, tím delší čas si ponechte na odpověď. S chladnou hlavou je odpovídat prý lepší. Navíc v emailu si dovolíte více než při osobním jednání.
V češtině se požívá pouze jeden vykřičník!!!!! Příliš mnoho emotikonů neboli smalíků prý může znamenat neúpřimnost.

8. Neopravujte druhé
Dopustí-li se druhá strana chyby, například v gramatice, nebo poruší některou ze zásad etiky na síti, buďte tolerantní.

9. E-mail nenahrazuje osobní komunikaci
Někdy je prostě lepší zavolat nebo se zvednout ze židle a za kolegou dojít.

10. Podpis
Pokud komunikujete s kolegy hodně a často většinou stačí připojit pouze krátký podpis. Každý ví, kdo píše dříve než e-mail otevře. Je hloupé, když podpis tvoří 99% textu a zbytek je OK.

11. Zodpovědnost
Někteří lidé se zbavují mailováním zodpovědnosti. Prostě dají nadřízeného do kopie. Míč není na jejich straně. Nemusejí nic řešit.

12. Rychlost
Napsat stručný a jasný email není jednoduché. Pokud chcete řešit více pracovních (osobních) věcí, dejte raději přednost krátké schůzce před vyčerpávající korespondencí.

13. Zvořilost
Nešetřete zvořilostí. Chcete li být považování za zvořilého člověku v životě, buďte i takový na síti. Slovíčko prosím a děkuji + vhodné oslovení a rozloučení může tuto naši "neosobní" komunikaci alespoň trochu polidštit.

Zdroj: Inspirace přílohou HN

Takže? Všem Vám moc děkuji za to, že navštevujete můj web a sem tam mi napíšete hezký komentář nebo i e-mail. Prostě, že se mejlujeme.